Lean Management in der Gastronomie – höhere Kundenzufriedenheit durch schlankere Prozesse

Lean Management stellt in der Gastronomie ein effektives Instrument dar, um mit schwankenden Gästezahlen und unsicherem Personalbedarf umzugehen. Es ermöglicht auch in Stoßzeiten eine hohe Servicequalität aufrechtzuerhalten, ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen. Durch schlankere Prozesse und effizientes Ressourcenmanagement kann die Betreuung der Gäste selbst in stressigen Situationen optimiert werden. Dadurch wird gewährleistet, dass sich die Gäste wohl fühlen und der Betrieb reibungslos läuft, ohne dass die Qualität darunter leidet.
 

Was ist Lean Management?

Unter Lean Management versteht man einen strategischen Ansatz zur Prozessverbesserung. Das Konzept hat seinen Ursprung in der Automobilindustrie, genauer bei Toyota in den 1950er Jahren. Obwohl Toyota zu dieser Zeit vergleichsweise wenige Autos produzierte, entwickelte sich das Unternehmen durch die Einführung von Lean Management zu einem der führenden Automobilkonzerne weltweit. Durch die Anwendung von Lean Management-Prinzipien können Unternehmen ihre Produktionsabläufe verbessern, Verschwendung reduzieren und eine kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsabläufe erreichen.

Die Schwerpunkte, mit denen sich das Lean Management befasst, sind:

• Zeit
• Qualität
• Produktivität
• Flexibilität

Das übergeordnete Ziel besteht darin sämtliche Betriebsprozesse und Abläufe so zu optimieren, dass Verschwendung vermieden wird. Verschwendung führt zu erhöhten Kosten, geminderter Qualität und letztlich zu einer geringeren Kundenzufriedenheit. Unter Verschwendung fallen sämtliche Prozesse oder Arbeitsschritte, die keinen Mehrwert für den Kunden generieren.
 

Betrachtungen des Lean Managements

In einem effektiven Lean Management wird die Wertschöpfung für die Kundenzufriedenheit über reine Preispolitik hinaus weitreichend betrachtet. Ein entscheidender Faktor dabei ist das eingesetzte Personal, dessen Kompetenzen zielgerichtet genutzt werden, um Leerlaufzeiten zu vermeiden und die Qualität der einzelnen Positionen zu stärken. Das innerbetriebliche „Just-in-time-Verfahren“ spielt eine entscheidende Rolle, da es alle Mitarbeiter:innen entlastet und somit Ressourcen freisetzt, die wiederum vollständig den Bedürfnissen der Gäste gewidmet werden können. Die Umstrukturierung der Personaleinsätze lässt sich dabei in drei Hauptbereiche gliedern:

1. Effizienzsteigerung:

• Abbau teurer Fehl- und Leerzeiten sowie Personalreserven
• Optimierung der Produktivleistung
• Kosteneffektivität und Kostenreduktion durch geringere Gesamtkosten
• Schaffung von Synergien durch Konzentration auf externe Personaldienstleistungen

2. Schärfung der Kernkompetenz:

• Auslagerung sekundärer Leistungsprozesse an externe Dienstleister
• Erhöhung der Gästezufriedenheit durch Nutzung freier Ressourcen
• Fokussierung freiwerdender Managementressourcen auf das Kerngeschäft

3. Flexibilisierung der Personaleinsätze:

• Optimierung der Personaleinsatzplanung
• Flexible Ergänzung an Spitzen über den externen Pool
• Kapazitäts- und auslastungsgerechte Anpassung von Kosten
   

So können Personalkosten durch Lean Management gesenkt werden

Dieses vereinfachte Beispiel verdeutlicht, wie Lean Management bei der Umstrukturierung der Personalkosten ansetzt.

Statt Ihre Essensausgabe wie in traditionellen Küchen durch bereits überlastete Küchenhilfen oder preisintensive Köche zu decken, übernehmen speziell geschulte Mitarbeiter:innen als Food Presenter diese Funktion und kommunizieren das Essensangebot ansprechend an Ihre Gäste.

Die externen Fachkräfte entlasten den internen Küchenablauf, erübrigen Zwischenschichten oder Ersatzpersonal und geben den Küchenkräften die nötige Zeit, sich um die eigentliche Hauptaufgabe zu kümmern.

Der wertschöpfende Prozess steigt durch eine Optimierung von Arbeitseinsätzen, Einsatzzeiten und der Nutzung von externen Personal. Dieser Ansatz lässt sich nicht nur in der Küche anwenden, sondern in allen Bereichen der Gastronomie. Dadurch sparen Sie Kosten, steigern den Absatz und entlasten die eingesetzten Mitarbeiter:innen. Lean-Management wird zum Vorteil für alle Prozessbeteiligten der Gemeinschaftsgastronomie.
 

Umsetzung des Lean Managements im eigenen Unternehmen

Die größte Herausforderung beim Einsatz des Lean Managements ist es, die Prozesse zu identifizieren die Verschwendung verursachen. Ähnlich wie die Spitze eines Eisbergs sind nur wenige Probleme auf den ersten Blick erkennbar, während ihr Großteil sich unter der Oberfläche verbirgt. Um Prozesse effektiv zu optimieren, stellt Lean Management daher einige Anforderungen an die organisatorischen Rahmenbedingungen eines Betriebes.

• Gut geschulte Mitarbeiter:innen sind ein wesentlicher Bestandteil eines effektiven Lean Managements. Sie erkennen Verschwendung und melden diese.
• Ein Feedback-System muss klar definiert sein, um sicherzustellen, dass Probleme gemeldet und nicht vergessen werden.
• Eine tolerante Unternehmenskultur ist von zentraler Bedeutung, um Fehler zuzulassen und eine offene Kommunikation zu fördern. Nur so können Probleme identifiziert und gelöst werden, ohne dass Mitarbeiter:innen negative Konsequenzen fürchten müssen.
• Eine ganzheitliche und kontinuierliche Anwendung des Lean Managements ist entscheidend, um nachhaltige Verbesserungen zu erzielen. Es geht nicht nur um radikale Veränderungen, sondern auch um die kleinen Dinge, die letztlich zu einer effektiven Umsetzung von Lean Management führen.

Es ist wichtig zu wissen, dass es bestimmte Prozesse und Arbeitsschritte gibt, die zwar keinen direkten Mehrwert für den Kunden bieten, aber dennoch notwendig sind. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Reinigung der Küche - auch wenn dies nicht unmittelbar zur Wertschöpfung beiträgt, ist es dennoch eine notwendige Aufgabe.

Im Lean Management wird daher zwischen verschiedenen Arten von Verschwendung differenziert:

• Wertschöpfende Prozesse
• Nicht-Wertschöpfende aber notwendige Prozesse
• Nicht-Wertschöpfende Prozesse

Der Fokus des Lean Managements liegt dabei immer auf Ersteren. Hier soll optimiert werden, während man versucht, Nicht-Wertschöpfende Prozesse zu eliminieren.

 

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Prozesse in der Gastronomie

Wenn man die verschiedenen Arten von Verschwendung im Lean Management genauer betrachtet, wird deutlich, dass sie auch in der Gastronomie eine wichtige Rolle spielen. Das Streben danach, alle Speisen gleichzeitig auf den Tisch zu bringen, führt oft zu Wartezeiten in der Küche – beispielsweise könnte die fertige Pasta auf die Pizza warten. Es wäre effizienter, die Zubereitung so zu koordinieren, dass die Gerichte zeitgleich fertig sind.

Effiziente Prozesse sind entscheidend dafür, dass Abläufe im Betrieb zügig und zuverlässig ablaufen können. In der Gastronomie müssen zahlreiche Prozesse reibungslos aufeinander abgestimmt sein, was eine große Herausforderung darstellt. Wenn jede:r Mitarbeiter:in nach eigenem Ermessen handelt, ist es genauso schwierig den Personalbedarf vorherzusagen, wie eine Glaskugel zu befragen.

Erst durch standardisierte Prozesse wird der Personalbedarf kalkulierbar. Vor allem in Standardsituationen wie der Bestellannahme oder dem Kassieren in der Gemeinschaftsgastronomie sollten klare Standardprozesse festgelegt sein. Ebenso müssen die Schnittstellen zwischen den verschiedenen Bereichen klar definiert sein: Wie erfolgt zum Beispiel die Kommunikation zwischen Küche und Service? In Spitzenzeiten kann ein:e Mitarbeiter:in so auch mal mehr Gäste betreuen, ohne dass die Servicequalität darunter leidet. Letztlich profitiert auch der Gast davon, denn das Essen kommt schneller.

Identifikation der Einflussfaktoren

Vor dem Beginn der Prozessoptimierung ist es entscheidend, die Faktoren zu identifizieren, die den Personalbedarf beeinflussen. Diese lassen sich in externe und interne Einflussfaktoren unterteilen. Externe Einflussfaktoren liegen außerhalb unseres direkten Einflussbereichs. Hierzu zählen:

• Erwartete Gästezahl
• Anzahl und Art der Bestellungen
• Wetter
• Ferien- und Feiertage
• Großveranstaltungen
• usw.

Interne Einflussfaktoren lassen sich hingegen direkt von uns beeinflussen und ermöglichen es uns so, den Personalbedarf zu optimieren. Zu den internen Faktoren zählen:

• Das übergreifende Konzept
• Ziele und Vorgaben
• Qualifikation der Mitarbeiter:innen
• Prozesse und Abläufe im Betrieb

Vor der Optimierung von Prozessen ist es entscheidend, sich über das angestrebte Ziel im Klaren zu sein: Welches Konzept soll verfolgt werden und wie sollen die Ziele erreicht werden? Soll der Fokus darauf liegen, dass die Gäste ihr Essen möglichst schnell serviert bekommen? Oder steht die Qualität des Essens an erster Stelle, selbst wenn dies zu etwas längeren Wartezeiten führen kann?

Das festgelegte Konzept in Verbindung mit den definierten Zielen und Vorgaben bilden die Grundlage für eine sinnvolle Personalbedarfsplanung und künftige Prozessoptimierungen.

Um die gesteckten Ziele zu erreichen, ist es von entscheidender Bedeutung, über gut qualifizierte Mitarbeiter:innen zu verfügen, die in der Lage sind, die Prozesse in der Praxis umzusetzen. Es ist allgemein bekannt, dass es schwierig ist, qualifizierte Mitarbeiter:innen zu finden, und dass die Schulung eigener Mitarbeiter:innen sowohl Zeit als auch Geld in Anspruch nimmt.

Personaldienstleister wie GVO Personal können hier eine effektive Lösung bieten. Die externen Mitarbeiter:innen sind nicht nur qualifiziert, sondern bringen auch einen frischen Blick von außen mit. Wenn Sie den Spruch "den Wald vor lauter Bäumen nicht sehen" kennen, dann wissen Sie, wieso dieser wichtig sein kann.
 

Fazit

Lean Management ist ein starkes Konzept, wenn es darum geht, die Prozesse und Abläufe im eigenen Betrieb zu optimieren. Erst durch standardisierte und effiziente Prozesse ist es möglich, seinen Personalbedarf genau zu bestimmen und optimale Einsatzpläne zu erstellen. So sinken nicht nur die Personalkosten, sondern gleichzeitig steigt die Zufriedenheit der Gäste und die Mitarbeiter:innen werden von unnötigen Arbeiten entlastet.

 

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Dadurch können sie sich wieder verstärkt um ihre Gäste kümmern und den wirtschaftlichen Erfolg ihres Unternehmens erhöhen. Deshalb sollte einige Zeit investiert werden, um die Prozesse im eigenen Betrieb genau zu analysieren und Probleme zu erkennen. Sprechen Sie uns bei benötigter Hilfe an und wir unterstützen Sie bei der personalisierten Lean Management-Implementierung.

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