Catering: Wie man Servicepersonal plant und richtig einsetzt

Ein erfolgreiches Catering steht und fällt mit der richtigen Planung – und das gilt vor allem für das Servicepersonal. Ob eine elegante Hochzeit, eine Firmenfeier mit vielen Gästen oder eine Großveranstaltung: Für Caterer ist es essenziell, nicht nur genug Personal einzuplanen, sondern auch flexibel auf Herausforderungen reagieren zu können. Doch wie viele Leute braucht man wirklich, und was gilt es zu beachten?

Wie viele Servicekräfte benötigt man für ein Catering? 

Die Frage, wie viele Leute man für ein Catering braucht, lässt sich nicht pauschal beantworten. Die Antwort hängt von mehreren Faktoren ab: der Art des Events, der Gästeanzahl, den gewünschten Serviceleistungen und der Eventdauer. Hier ein paar Beispiele zur Orientierung: 

• Buffet-Service: Für ein Buffet werden in der Regel weniger Servicekräfte benötigt. Als Faustregel gilt: Eine Servicekraft kann 25–30 Gäste betreuen. 
• Menü-Service: Hier ist die Betreuung intensiver, da die Servicekräfte direkt an den Tischen servieren. Pro 10–15 Gäste sollte eine Servicekraft eingeplant werden. 
• Sektempfang oder Flying Buffet: Hier reichen oft eine oder zwei Servicekräfte für 20–25 Gäste, die Getränke servieren und Snacks reichen. 

Natürlich sind diese Zahlen nur Richtwerte. Individuelle Anforderungen, wie spezielle Gästewünsche oder der Wunsch nach einem besonders exklusiven Service, können den Bedarf schnell erhöhen.

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Die Aufgaben des Catering-Servicepersonals: Mehr als nur servieren

Servicekräfte in der Gastronomie und im Catering übernehmen weit mehr als das bloße Servieren von Speisen und Getränken. Ihre Aufgaben sind vielfältig und oft von zentraler Bedeutung für den Erfolg einer Veranstaltung: 

• Begrüßung der Gäste: Der erste Eindruck zählt. Professionelle Servicekräfte empfangen die Gäste freundlich und sorgen dafür, dass sie sich sofort wohlfühlen. 
• Getränkeservice: Vom Sektempfang bis zum Barservice – Getränke spielen bei jedem Event eine große Rolle. 
• Essensausgabe: Ob am Buffet oder direkt am Tisch – gut geschulte Servicekräfte sorgen für einen reibungslosen Ablauf. 
• Auf- und Abbau: Servicepersonal unterstützt nicht nur während der Veranstaltung, sondern oft auch beim Aufbau der Tische, Stühle und Buffets sowie beim anschließenden Abbau. 
• Sonderwünsche: Gäste mit besonderen Anforderungen – etwa Allergien oder speziellen Vorlieben – benötigen eine individuelle Betreuung. 

Ein gut koordiniertes Team sorgt nicht nur für zufriedene Gäste, sondern entlastet auch den Veranstalter, der sich so auf andere wichtige Aspekte konzentrieren kann.

Warum ist die richtige Personalplanung so wichtig? 

Ein Übermaß an Personal verursacht unnötige Kosten, während zu wenig Servicekräfte schnell zu Überlastung und einem schlechten Gasterlebnis führen können. Die Kunst besteht darin, die Balance zu finden. Dabei spielen verschiedene Faktoren eine Rolle: 

• Eventgröße und -format: Ein gesetztes Dinner benötigt mehr Servicepersonal als ein ungezwungener Empfang. 
• Location: In weitläufigen Räumlichkeiten oder bei Outdoor-Events kann es sinnvoll sein, zusätzliche Kräfte einzuplanen. 
• Eventdauer: Bei langen Veranstaltungen sollten Pausen und Schichtwechsel berücksichtigt werden, um die Servicequalität aufrechtzuerhalten. 
• Spezielle Anforderungen: Besondere Wünsche der Gäste oder aufwendige Abläufe, wie Live-Cooking-Stationen, erhöhen den Personalbedarf.

Was tun, wenn das Stammpersonal nicht ausreicht? 

Viele Caterer kennen das Problem: Eine kurzfristige Großanfrage, plötzliche Erkrankungen von Mitarbeitenden oder saisonale Spitzen wie Weihnachten und Hochzeitssaison können dazu führen, dass das eigene Team kapazitiv nicht ausreicht. Dann kommt der Einsatz von externem Servicepersonal ins Spiel. 

Personaldienstleister bieten eine Lösung:

• Flexibilität: Dienstleister wie GVO Personal können kurzfristig qualifiziertes Personal bereitstellen. 
• Erfahrung: Die Mitarbeiter:innen solcher Anbieter sind in der Regel gut geschult und an unterschiedliche Einsätze gewöhnt. 
• Effizienz: Statt selbst aufwendige Rekrutierungsprozesse zu durchlaufen, übernimmt der Personaldienstleister die Suche, Auswahl und Organisation des Personals.

Tipps für den erfolgreichen Einsatz von externem Personal

Die Zusammenarbeit mit einem Personaldienstleister kann den Unterschied machen, wenn es darum geht, größere oder komplexere Veranstaltungen erfolgreich durchzuführen. Damit alles reibungslos funktioniert, hier einige Tipps: 

• Frühzeitig planen: Auch wenn externe Dienstleister kurzfristig reagieren können, ist es immer besser, frühzeitig anzufragen, um die besten Kräfte zu sichern. 

• Klar kommunizieren: Ein detailliertes Briefing zu den Aufgaben, der Kleiderordnung und den Erwartungen hilft, Missverständnisse zu vermeiden. 

• Feedback geben: Nach der Veranstaltung ist es sinnvoll, dem Dienstleister eine Rückmeldung zu geben – das optimiert zukünftige Einsätze.

Fazit: Servicepersonal effizient planen und einsetzen 

Ein Catering steht und fällt mit dem Servicepersonal. Die richtige Planung, kombiniert mit der Möglichkeit, bei Bedarf auf externe Unterstützung zurückzugreifen, ermöglicht es Caterern, auch anspruchsvolle Veranstaltungen souverän zu meistern. 

Ob kleiner Empfang oder Großveranstaltung – wer die Balance zwischen Qualität und Effizienz findet, sorgt nicht nur für zufriedene Gäste, sondern auch für eine entspannte Arbeitsatmosphäre im Team. 

Für alle, die mehr über die Unterstützung durch erfahrene Personaldienstleister erfahren möchten, bietet GVO Personal flexible Lösungen für Catering- und Gastronomieunternehmen. So bleibt der Fokus genau dort, wo er hingehört: auf einem perfekt organisierten und durchgeführten Event. 

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