Empfangsmitarbeiter:innen sind die „Aushängeschilder“ von Arztpraxen, Unternehmen, Kliniken oder Hotels. Hier bekommen die Kund:innen den so wichtigen, ersten Eindruck.

Die Empfangskraft ist der erste Kontakt, den Gäste oder Kund:innen beim Betreten eines Büros oder einer Einrichtung haben. Daher ist ein freundliches und höfliches Auftreten besonders wichtig. Da Empfangsmitarbeiter:innen das Unternehmen repräsentieren und für den ersten Eindruck bei Kund:innen und Gästen verantwortlich sind, sollten sie zu einem konstruktiven und positiven Umgang mit Menschen in der Lage sein.

Empfangsmitarbeiter:innen bzw. Rezeptionist:innen stehen diverse Branchen offen, denn überall, wo Publikumsverkehr herrscht, gibt es auch einen Empfang. Dabei kann es sich um das Frontoffice in einer Agentur, die Rezeption in einem Hotel oder die Pforte eines Konzerns handeln.

 

Gute Gründe für den Job als Empfangsmitarbeiter:in

Wir kennen es alle – bei neuen Begegnungen mit Menschen, im Restaurant und natürlich auch im Hotel: Die ersten Minuten und Eindrücke entscheiden häufig darüber, ob wir einen Menschen sympathisch finden oder ob wir uns an einem Ort wohlfühlen. Die besondere und spannende Aufgabe – aber auch Verantwortung – des Frontoffice ist es, diese ersten entscheidenden Minuten zu gestalten. Es geht darum, auf die Kund:innen individuell zuzugehen, sich ihrer Stimmung entsprechend anzupassen, ein gutes Gefühl durch die richtigen Worte und Gesten zu vermitteln. Kein:e Kund:in ist gleich, jeder und jede bringt andere Erwartungen und einen anderen Charakter mit sich.

Das macht den Reiz des Jobs als Rezeptionist:in aus: Die Abwechslung, sich auf verschiedene Typen Mensch einzulassen, ihre Bedürfnisse zu hören und im besten Falle zu erfüllen.

 

Aufgaben und Tätigkeiten von Mitarbeiter:innen am Empfang

Die Aufgaben von Empfangsmitarbeiter:innen sind vielfältig. Neben dem Empfang und der Betreuung sind auch der Informationsservice und der Telefondienst wichtige Bestandteile der Arbeit. Dabei gilt es, allerlei Auskünfte auf Deutsch und Englisch zu geben, mögliche Probleme aufzulösen und Beschwerden richtig zu managen. Auch administrative Aufgaben sind Teil der Jobanforderung als Mitarbeiter:in am Empfang, wie etwa die Schlüsselverwaltung, das Belegungsmanagement, die Vorbereitung von Besprechungsräumen oder die Handhabung der Eingangspost.

Zu den wichtigsten Aufgaben einer Empfangskraft zählen:

  • das Begrüßen und Empfangen der Kunden und Besucher
  • die Repräsentation des Unternehmens
  • das Erteilen von Auskünften und Informationen
  • Bewirtung und Begleitung der Gäste innerhalb der Einrichtung
  • Telefonservice: Annahme und Weiterleitung von eingehenden Anrufen
  • die Bearbeitung der ausgehenden und eingehenden Post
  • die Organisation und Ablage von Akten und Dokumenten
  • Termin- und Bürokoordination
  • Bearbeitung weiterer administrativer Aufgaben

Je nach Branche können die anfallenden Aufgaben einer Empfangskraft unterschiedlich ausfallen. In einem Hotel kümmern sich die Rezeptionist:innen beispielsweise um das Ein- und Auschecken der Gäste. In Unternehmen hingegen entfällt ein Großteil der Aufgaben auf kommunikative Aufgaben, wie beispielsweise dem Telefonservice.

Nahaufnahme einer weiblichen Hand am Festnetztelefon im Büro.

 

Wie wird man Empfangsmitarbeiter:in? Ausbildung und Voraussetzungen

Eine direkte Ausbildung als Rezeptionist:in gibt es nicht. Gerne gesehen sind Ausbildungen in kaufmännischen Berufen oder im Gastronomie- und Hotelgewerbe, die den Einstieg in den Beruf erleichtern können. Dabei kann es sich beispielsweise um eine Ausbildung für Kaufleute für Büromanagement oder Hotelkaufleute handeln.

Während der Ausbildung liegt der Fokus auf betriebswirtschaftlichen und kaufmännischen Grundlagen. Neben diesen Schwerpunkten wird eine Vielzahl an weiterführenden Kenntnissen in den Bereichen Organisation, Marketing und Vertrieb vermittelt. Zudem erlernen die angehenden Empfangskräfte, Geschäftsprozesse zu analysieren und zu organisieren.

Wichtig sind darüber hinaus die mitgebrachten Fähigkeiten als Frontoffice Manager:in. Hier sind die Top-5-Skills, die Du als Empfangsmitarbeiter:in mitbringen solltest:

  • Kommunikationstalent
    Das A&O ist eine aufmerksame, respektvolle, verständnisvolle und sympathische Kommunikationsweise.
  • soziale Kompetenzen
    Um auf die Kund:innen richtig zuzugehen, braucht es ausgeprägte soziale Kompetenzen und ein Verständnis für die Stimmung des Gegenübers.
  • Struktur und Organisation
    Im Frontoffice ist es wichtig, stets den Überblick zu behalten, um Fehler zu vermeiden. Das geht nur mit klaren Strukturen und guter Organisation.
  • Stressresistenz und Multitasking
    Der Job kann mitunter etwas hektisch werden. Dann muss es heißen: Nicht die Nerven verlieren, sondern besonnen und geduldig bleiben und Aufgaben priorisieren.
  • technische Fähigkeiten
    Gerade die Microsoft Office-Produkte sind in diesem Beruf nahezu ständig im Einsatz. Ein gekonnter Umgang damit ist vonnöten.

 

Quereinstieg als Empfangsmitarbeiter:in

Der Quereinstieg als Empfangskraft ist auf jeden Fall möglich, gerade wenn Du bereits Erfahrungen im kaufmännischen und serviceorientierten Bereich sammeln konntest und Dich mit den angesprochenen nötigen Skills identifizieren kannst. Sprich uns gerne an, gemeinsam planen wir Deinen persönlichen Karriereweg.

 

Dein Job als Empfangsmitarbeiter:in bei der GVO Personal

Natürlich finden wir eine Vielzahl von Gründen, die für eine Bewerbung bei der GVO Personal sprechen. Wir möchten Dir an dieser Stelle aber gerne die Top-Vier-Argumente nennen:

  1. Flexibilität
    Durch die Überlassung über die GVO Personal hast Du die Möglichkeit, Dir Deinen Arbeitgeber auszusuchen, ihn im Nachhinein anzupassen oder Dich ganz neu auszurichten. Mit unserer Expertise und Beratung finden wir die perfekte Stelle für Dich. Wir bieten Dir flexible Arbeitszeitmodelle auf Basis eines unbefristeten Arbeitsvertrages mit entsprechender sozialer Absicherung. Für viele unserer Mitarbeiter:innen ist dies die optimale Beschäftigungsart, denn sie finden mit der GVO Personal zuverlässig den Job, der optimal zu ihrer jeweiligen Lebenssituation und ihren individuellen Voraussetzungen passt.
  2. Einarbeitung
    Wir kümmern uns darum, dass Du in Deinem neuen Job gut eingearbeitet wirst und Dich wohlfühlst. Für viele Einsatzfelder bei uns gibt es professionelle Angebote zur Aus- und Weiterbildung. Wenn Du eine für Dich neue Tätigkeit aufnimmst, bereiten wir Dich auf diese Aufgabe gewissenhaft vor.
  3. Try and Hire
    Bei unserem Try and Hire-Programm lernst Du Deinen Arbeitgeber erst einmal im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung kennen. So könnt Ihr herausfinden, ob Ihr zueinander passt. Gefällt Dir Dein neuer Job als Empfangsmitarbeiter:in und ist unser Auftraggeber ebenfalls zufrieden, wird aus Zeitarbeit eine Festanstellung. So kannst Du einfach und risikolos potenzielle Arbeitgeber kennenlernen und neue Jobs ausprobieren.
  4. Netzwerk und Erfahrung
    Es ist nicht leicht, den perfekten Arbeitgeber zu finden. Umso besser, dass wir fast drei Jahrzehnte Erfahrung und ein großes Netzwerk an namenhaften Kunden mitbringen – dadurch können wir sehr gut beurteilen, welcher Bewerber zu welcher Stelle passt. Dieses Wissen nutzen wir gerne, um Dich in Deinen neuen Traumjob als Empfangskraft zu vermitteln!

Also, worauf warten? Informiere Dich jetzt bei uns über Jobangebote als Empfangskraft im Frontoffice.