Allgemeingültige Qualitätskriterien für Events

Die minutiöseste Planung verläuft im Sande, wenn sie nicht von einer kompetenten operativen Maßnahmenplanung und Ablaufsteuerung sekundiert wird. Unbedingt zu empfehlen ist die Hinzuziehung aller Eventdienstleister bereits im Planungsstadium; angefangen vom Caterer über den Dekorateur bis hin zur Technik und Security. Die frühzeitige Absprache ermöglicht es, die Kernkompetenzen der jeweiligen Dienstleister an den Schnittstellen effizient zu nutzen. Technik und Dekoration mögen ein Buffet viel effektvoller ausleuchten und drapieren als der Caterer. Umgekehrt freut sich die Technik, wenn ihr herzhafte Snacks den Aufbau versüßen. Eine kooperativ denkende Security unterstützt Hostessen, indem sie den Gästen den Weg weist, informiert den Service über zerbrochenes Glas und gießt die vergessene Pflanze auch ohne Auftrag.
Prinzipiell gilt: Alle sitzen in einem Boot. Dieses Denken ist aber keineswegs selbstverständlich, sondern muß vom Eventplaner gezielt gefördert werden. Nur allzu oft versperren Mißtrauen und eigenbrödlerisches Arbeiten den Weg zum reibungslosen Arbeiten. Je früher die beteiligten Dienstleister zusammengerufen, Termine beim Auf- und Abbau koordiniert und Verantwortungsbereiche definiert werden, desto größer die Wahrscheinlichkeit, daß der gewünschte Gemeinschaftssinn wächst. Gefahrlos lebt, wer eingespielten Teams Vertrauen schenkt.

„Budgetierung“
Zu einer professionellen Eventplanung zählt die Einschätzung und Erfassung aller Kostenpositionen. Häufig scheuen sich Unternehmen, ihren Dienstleistern Budgets vorzugeben, weil sie argwöhnen, die Dienstleister passten ihre Preise dem Limit an. Die Sorge ist unbegründet, solange die Ausschreibung alle Dienstleistungen vergleichbar hält. Voraussetzung hierfür ist ein Angebot, das alle zuvor vom Eventplaner definierten Kostenfaktoren transparent aufführt. Der Ausschreibende muß die preisbestimmenden Faktoren des Dienstleisters kennen. Andernfalls läuft er Gefahr, Äpfel mit Birnen zu vergleichen. Unabhängig spezifischer Dienstleistungen läßt sich – zumindest für Europa – behaupten, daß sich zu den preisbestimmenden Faktoren
die Sachkosten für das eingesetzte Equipment und die verwandte Ware, die Personalkosten, die Transport und Anfahrtskosten sowie die Nebenkosten rechnen.
Das Pauschalangebot eines Caterers, aus dem sich nicht die Anzahl und die Einsatzdauer des Servicepersonals ergibt, ist ebenso aussagelos, wie das Angebot einer Technikfirma, die den Stromverbrauch ohne Einschätzung der wahrscheinlich anfallenden Kosten pauschal zu Lasten des Auftraggebers berechnet. In beiden Fällen mögen die Angebote bequem zu lesen und auf den ersten Blick günstiger scheinen, das Erwachen stellt sich während oder nach dem Event ein - wenn Servicekräfte fehlen, -stunden nachberechnet werden und der Stromverbrauch die Erwartungen sprengt.

Weil ein transparentes Angebot auch für den Dienstleister nicht wenig Zeit beansprucht, sollte ihm der Fairniß halber ein Budget gesteckt werden. Er vermeidet dadurch die Kalkulation von Ideen, die weit über oder unter dem vom Planer avisierten Kostenrahmen liegen. Der Auftraggeber spart sich die Lektüre dieser Angebote und nervenaufreibende Nachverhandlungen. Der Dienstleister wiederum kann sich auf das Wesentliche konzentrieren: die Umsetzung der Eventkonzeption mit seinen jeweiligen Leistungen nach den hier aufgestellten Qualitätskriterien im Rahmen des Budgets. Das Entgegenkommen des Planes wird er auf seine Weise honorieren – wie es in den Wald hineinruft, so hallt es heraus.